Pracodawca zatrudniający minimum jednego pracownika, zobowiązany jest do prowadzenia z tego tytułu dokumentacji pracowniczej, dotyczącej rekrutacji, przebiegu zatrudnienia i ewentualnego zwolnienia pracownika. Obecnie akta przechowuje się do 50 lat ale okres ten będzie skrócony do 2019 roku. Jakie jeszcze zmiany przewidują rządzący?
Nie 50, a 10 lat
W dokumencie Plan na rzecz odpowiedzialnego rozwoju, znanym także pod nazwą 100 zmian dla firm – pakiet ułatwień dla przedsiębiorców, znalazły się nowe regulacje dotyczące dokumentacji pracowniczej – osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców. Mają one wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku. Zawierają zmiany dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Zmniejszy to tym samym obciążenia biurokratyczne pracodawców.
Takie rozwiązanie będzie możliwe, dzięki przekazywaniu przez pracodawców na bieżąco do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w imiennych raportach miesięcznych na drukach ZUS RCA wszystkich danych pracowników, niezbędnych do ustalenia prawa do wybranego świadczenia emerytalnego lub rentowego oraz jego wysokości. Pracownicy nie będą musieli udowadniać dzięki temu przed ZUS poprawności zapisanych danych na swoich kontach.
Brak przekazania raportów informacyjnych będzie równoznaczny z koniecznością przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.
Dokumentacja w wersji elektronicznej
Nowe przepisy uwzględniają również możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej. Jeśli pracodawca się na to zdecyduje, nie będzie już musiał przechowywać dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników w formie papierowej. Zawsze jednak będzie mógł wrócić do niej, jeśli taki będzie jego wybór.
W rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej, wydanym w porozumieniu z ministrem cyfryzacji, zostaną określone wszelkie zasady i kwestie bezpieczeństwa dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej i płacowej przez pracodawcę w formie elektronicznej.
www.biznes-firma.pl
