Korzyści z outsourcingu zarządzania archiwum w firmie
Polskie prawo obliguje instytucje oraz przedsiębiorców do przechowywania części dokumentów przez dłuższy okres czasu. Wówczas zachodzi konieczność ich odpowiedniej archiwizacji. Bardzo często zdarza się, ze akta są przechowywane w nieodpowiedni sposób, nie zostają właściwie zabezpieczone, ani posegregowane, a dostęp do nich bez większego problemu może mieć każdy pracownik firmy.
Na pewnym etapie prowadzenia działalności zachodzi konieczność stworzenia własnego archiwum lub w celu odpowiedniego przechowywania dokumentów wynajęcia wyspecjalizowanej firmy. Jakie są korzyści płynące z podjęcia współpracy z jednostką outsourcingową?
- Nie musimy wydzielać osobnego pomieszczenia na archiwum gdyż wszystkie dokumenty umieścimy poza firmą i nie będą nam one ograniczać przestrzeni, którą możemy wykorzystać na własną działalność,
- Nie musimy zatrudniać dodatkowego pracownika, który będzie zarządzał archiwum i ponosić comiesięcznych kosztów związanych z jego wynagrodzeniem. Będziemy jedynie płacić roczny abonament za obsługę naszego archiwum,
- Wszystkie nasze dokumenty będą przechowywane w bezpieczny i zgodny z wymogami sposób, w zamkniętych szafach, odpowiednio uporządkowane,
- Dostęp do archiwizowanych dokumentów będzie regulować umowa z firmą outsourcingową, w razie potrzeb będzie możliwe ich wyszukanie i wypożyczenie,
- Przechowywane dane będą zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i niepożądanym wyciekiem informacji niejawnych,
- Przechowywane akta będą odpowiednio segregowane i przechowywane odpowiedni okres czasu, a następnie poddawane utylizacji (rejestrowanie długości życia konkretnych dokumentów),
- Dokumenty przechowuje się w pomieszczeniach klimatyzowanych, w których stale utrzymywana jest odpowiednia temperatura, co ochrania je przed zniszczeniem.
