Polskie prawo obliguje instytucje oraz przedsiębiorców do przechowywania części dokumentów przez dłuższy okres czasu. Wówczas zachodzi konieczność ich odpowiedniej archiwizacji. Bardzo często zdarza się, ze akta są przechowywane w nieodpowiedni sposób, nie zostają właściwie zabezpieczone, ani posegregowane, a dostęp do nich bez większego problemu może mieć każdy pracownik firmy. Na pewnym etapie prowadzenia działalności zachodzi