Skanowanie i digitalizacja akt

Proponujemy Państwu rozwiązanie, które pomoże w znacznym stopniu zaoszczędzić przestrzeń biurową i magazynową oraz w łatwy sposób przesyłać i odszukiwać odpowiednie dokumenty w swoim komputerze i nie tylko.

W procesie digitalizacji dokumentów  - powstaje obraz cyfrowy dokumentu, czyli jego skan. Dodatkowo opcjonalnie  pobierane są lub nadawane w postaci nadruku bądź barkodu  - indeksy przypisane do danego dokumentu. Za ich pomocą możliwe jest odszukanie tego dokumentu pośród innych zapisanych w nowym, cyfrowym formacie.

Skanowanie dokumentów wpływa na zwiększenie efektywności firmy lub organizacji. Zastąpienie papieru wersją cyfrową przyspiesza obieg informacji. Digitalizacja jest procesem niezbędnym w świecie, w którym pracę ułatwiają nam coraz bardziej zaawansowane systemy informatyczne.

USŁUGA SKANOWANIA/DIGITALIZACJI OBEJMUJE:

Etap 1

Przygotowanie dokumentów do skanowania, w tym m.in.:

-wyjęcie z kartonów, segregatorów lub koszulek, usunięcie zszywek, spinaczy itp.

-przygotowanie dokumentów poprzez wyprostowanie dokumentów

Etap 2

Skanowanie, czyli utworzenie obrazów dokumentów z dokumentów papierowych w różnych wersjach:

- jedno lub  dwustronnej

- do obrazów czarno-białych lub kolorowych

- z różną rozdzielczością( od 150 dpi do 600dpi)  i do różnych formatów plików ( pdf,tiff,jpg)

Etap 3

Indeksowanie – opisywanie obrazów dokumentów wymaganymi informacjami, które mogą być pozyskiwane:

-z treści dokumentu w sposób automatyczny (rozpoznawanie OCR pisma drukowanego)

-kontekstowo, czyli automatycznie na podstawie dowolnej frazy lub konkretnego wyrazu

-ręcznie (pismo ręczne lub gdy dokumenty papierowe są złej jakości)

-istnieje możliwość rozpoznawania całej treści dokumentu w celu tworzenia dowolnych struktur np. w celu odwzorowania ułożenia dokumentów w segregatorze i teczkach

Etap 4

Tworzenie baz danych – z możliwością bieżącej aktualizacji oraz elastycznej rozbudowy systemu, w tym:

-tworzenie danych wynikowych na podstawie zeskanowanych i zaindeksowanych dokumentów,

-zasilanie systemów zewnętrznych danymi i obrazami utworzonymi z dokumentacji papierowej,

-tworzenie archiwum elektronicznego na podstawie zeskanowanych i zaindeksowanych dokumentów