Archiwizacja dokumentów
Odpowiednie oraz systematyczne porządkowanie i archiwizowanie dokumentów firmowych pozwala zachować przejrzystość i bezpieczeństwo dokumentacji oraz akt.
DOKUMENTA Radom zajmuje się kompleksowym opracowaniem (porządkowaniem) wszelkiej dokumentacji kategorii niearchiwalnej B (B50-B5, BE, Bc, dokumentacji technicznej, opracowaniem akt osobowych), a także materiałów archiwalnych kategorii A. Nasza firma starannie wykonuje prace archiwistyczne wraz z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i normami prawnymi. Po procesie archiwizacji dokumentów i akt firmowych zdobywają Państwo uporządkowaną dokumentację z pełną ewidencją w formie elektronicznej, a także papierowej. Akta są zabezpieczone w odpowiednio przystosowanych pudełkach archiwizacyjnych BEZKWASOWYCH typu JUMBO i profesjonalnie oznaczone, z kolei nasi specjaliści prowadzą szkolenia z zakresu porządkowania i archiwizacji dokumentów, dzięki którym użytkowanie archiwum firmowego oraz dokumentacji staje się bardziej sprawne i efektywne.
Należymy do Stowarzyszenia Archiwistów Polskich ,uczestnicząc w ciągłych szkoleniach by być na bieżąco w tematyce archiwistyki.
DOKUMENTA Radom zatrudnia wykwalifikowanych archiwistów oraz posiada własny wypracowany i sprawdzony know-how, dotyczący zarządzania dokumentacją, prowadzenia składnicy akt wraz z ich porządkowaniem i archiwizowaniem oraz bezpiecznego niszczenia nośników informacji.
Porządkowanie zasobów archiwum zakładowego obejmuje:
- odpowiednie rozmieszczenie oraz oznaczenie regałów
- kompleksowe porządkowanie poprzez przyjęcie odpowiedniej klasyfikacji akt kategorii A i B
- wydzielenie (brakowanie) kat. B, których okres przechowywania już minął
- spakowanie odpowiednio opisanych oraz uporządkowanych akt w pudła archiwizacyjne lub związanie
- sporządzenie ewidencji w postaci spisów zdawczo-odbiorczych w formie papierowej i elektronicznej, w dwóch egzemplarzach
- przekazanie odpowiedniej osobie uporządkowanego zasobu oraz przeszkolenie jej w zakresie dalszego, zarządzania archiwum firmowym i dokumentacją
- wystąpienie w Państwa imieniu do odpowiedniego Archiwum Państwowego o wyrażenie zgody na ich zniszczenie gdy istnieje taka konieczność
Uzupełnieniem usługi archiwizacji jest opieka nad archiwum, w ramach której nasi pracownicy wykonują bieżącą obsługę archiwum w zakresie:
- cyklicznego przyjmowania do archiwum, przyjęcie odpowiedniej klasyfikacji aktowej i nadanie im odpowiedniej numeracji
- sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych
- cykliczne wybrakowanie (po konsultacji z wytwórcą) akt, których okres przechowywania upłynął wraz z wykonaniem spisów
- wyszukanie i udostępnianie upoważnionym pracownikom dokumentów znajdujących się w zasobie
- opracowanie harmonogramu odwiedzin w poszczególnych archiwach zgodnie z potrzebami Klienta
Miesięczny koszt usługi zawierający wszystkie powyższe elementy, szacowany jest indywidualnie w zależności od potrzeb Klienta.
