Korzyści z outsourcingu zarządzania archiwum w firmie

Outsourcing Dokumenta Radom

Polskie prawo obliguje instytucje oraz przedsiębiorców do przechowywania części dokumentów przez dłuższy okres czasu. Wówczas zachodzi konieczność ich odpowiedniej archiwizacji. Bardzo często zdarza się, ze akta są przechowywane w nieodpowiedni sposób, nie zostają właściwie zabezpieczone, ani posegregowane, a dostęp do nich bez większego problemu może mieć każdy pracownik firmy.

Na pewnym etapie prowadzenia działalności zachodzi konieczność stworzenia własnego archiwum lub w celu odpowiedniego przechowywania dokumentów wynajęcia wyspecjalizowanej firmy. Jakie są korzyści płynące z podjęcia współpracy z jednostką outsourcingową?

  • Nie musimy wydzielać osobnego pomieszczenia na archiwum gdyż wszystkie dokumenty umieścimy poza firmą i nie będą nam one ograniczać przestrzeni, którą możemy wykorzystać na własną działalność,
  • Nie musimy zatrudniać dodatkowego pracownika, który będzie zarządzał archiwum i ponosić comiesięcznych kosztów związanych z jego wynagrodzeniem. Będziemy jedynie płacić roczny abonament za obsługę naszego archiwum,
  • Wszystkie nasze dokumenty będą przechowywane w bezpieczny i zgodny z wymogami sposób, w zamkniętych szafach, odpowiednio uporządkowane,
  • Dostęp do archiwizowanych dokumentów będzie regulować umowa z firmą outsourcingową, w razie potrzeb będzie możliwe ich wyszukanie i wypożyczenie,
  • Przechowywane dane będą zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i niepożądanym wyciekiem informacji niejawnych,
  • Przechowywane akta będą odpowiednio segregowane i przechowywane odpowiedni okres czasu, a następnie poddawane utylizacji (rejestrowanie długości życia konkretnych dokumentów),
  • Dokumenty przechowuje się w pomieszczeniach klimatyzowanych, w których stale utrzymywana jest odpowiednia temperatura, co ochrania je przed zniszczeniem.

ZAPYTAJ O SZCZEGÓŁY NASZEGO PRACOWNIKA

Góra